メール添付PDFの要約・Excel転記を自動化

相談から解決までの流れを4コマにまとめました

依頼主

広島県内の企業（事務部門）

ご相談内容

メール添付PDFの内容確認とExcelへの手入力を自動化したい

使った技術

Microsoft Power Automate、Google Cloud Vision（OCR）、OpenAI GPT（要約）、Excel / OneDrive

結果

手作業ゼロ。月3,000件処理してもAI処理費用は月約1,000円

1. 困っていた：毎日届く大量のPDFを、1件ずつ開いて手入力

   取引先などから毎日届くメールの添付PDFを、担当者が1件ずつ開いて内容を確認し、受信日・送信者・件名・内容の要約をExcelへ転記、さらにファイルを保存する。単純作業ながら神経を使い、これだけで毎日1時間以上かかっていました。

2. 相談があった：「この作業、自動化できませんか？」

   ヒアリングをすると、社内では日常的にMicrosoft 365（Outlook・Excel・OneDrive）を使っていることが分かりました。新しいシステムを入れるのではなく、既存の環境をそのまま活かせば、短期間・低コストで自動化できると判断しました。

3. つくった：Power Automateを中心に、OCRとAI要約をつないだフロー

   メールを受信した瞬間にPower Automateが動き、添付PDFの保存からExcelへの記録までを自動で行います。

   メールでPDF受信 Power Automate OCRで文字を読み取り AIが内容を要約 Excelに自動記録

   OCRにはGoogle Cloud Vision、要約にはOpenAIのGPTを使い、要約文と必要な項目だけを構造化してExcelに書き込みます。

4. 解決した：手作業ゼロ。コストも時間も大幅削減

   これまで毎日1時間以上かかっていた作業が、人の手を介さず自動で完了するようになりました。担当者は本来の業務に集中できます。ご相談から短期間で導入・納品まで完了しました。

ランニングコストの目安

AI処理（OCR＋要約）の費用は件数に応じた従量課金ですが、1件あたり1円未満と非常に低廉です。

※ 2026年4月時点の各社料金・1ドル150円換算、1件＝PDF1ページ想定の試算です。Power Automateのライセンス種別によっては別途ライセンス費用（月約2,250円/ユーザー）が必要になる場合があります。Google Workspace環境で同様の仕組みを組む構成もご提案できます。

こんな作業にも応用できます

• FAXや郵送で届く注文書・請求書を読み取って台帳に転記する
• 問い合わせメールを内容ごとに分類し、担当者へ振り分ける
• 日報・報告書のPDFを要約して一覧化する
• 紙の申込書や図面から必要な数値だけを抜き出してCSV化する（関連事例）